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● エクセルを使おう

具体的にパソコンを使うものとして、書類の作成があると思います。 いわゆる、ワープロソフトの利用です。
手書きでなくワープロを使うメリットとして、編集の容易さが上げられるでしょう。
一つの書類を話し合いの中で作成していく場合、手書きでは何度も書き直さなければなりませんが、 ワープロでは訂正箇所をタイピングし直すだけなのでかなり効率的です。
そして何より、小さくても見やすい字を書ける点は、ワープロの最大のメリットでしょう。 これにより、手書きに比べ1ページあたりに載せられる情報量は、倍以上あるかと思います。
初めて作る時は色々操作にとまどい、手で書いた方が早かったと思うかも知れませんが、 長い目でみれば、パソコンの方が効率的なはずです。

これは作成と編集に関するメリットですが、これ以外にもパソコンで文字を打つ事は、 文字(情報)をデータ化している事になります。
情報をデータ化する事により、データ化した書類は訂正や使用によって劣化しないので、使い回しが利く事にあります。
また、検索や集計が容易になり、 書類の作り方しだいではレイアウトの変更にも対応できます。
データがデータであることを最大限に利用できれば、今までにない効率的な書類作りが可能になるでしょう。
もっともこの件に関しては私自身も勉強段階の身ゆえにはっきりした事は言えませんが・・・

経験の中の一例をあげさせてもらえば、何かの団体で住所録や、緊急連絡先一覧などを作る事になったとき、 これらを個々に作っていくと、同じ文字(情報)を複数回入力している事に気付くでしょう。
たとえば『氏名』、これはすべての書類に記入する事になり、 住所録と連絡網には共に『電話番号』を入力する事になるでしょう。
一枚、二枚ならたいしたことではありませんが、これらの書類を各グループ別にしたり、 ある活動における出席者一覧を作る事になったり、さらには保管用と配布用に分けたりなど、 そのたびに必要項目を入力していくのは非常に手間となるでしょう。
上にも述べた通り、データ化のメリットには使い回せるという点があります。
こういった場合まず、『データベース』と『レイアウト』に分けて作成します。

サンプルファイルを提供します。
エクセルのドキュメントファイルですので、マイクロソフト社のエクセルか、 そのファイルが開けるアプリケーションがインストールされている環境が必要です。
(パソコンに保存する場合は、右クリックして『対象をファイルに保存』を実行してください。)

ファイルには『データベース』、『住所録1』、『住所録2』、『連絡網』の4つのシートがあります。
エクセルの主な使用用途は表計算です。
たとえば見積書などで、個数と単価そして金額を書くとき、『金額』のセルに自動的に 『個数』と、『単価』のセルに与えられた数値を掛け合わせた値を表示させる事が可能です。
あるセルに『=A1*B1』と書いて上げれば『A1』のセルと『B1』のセルを掛け合わせた数字を表示してくれます。

エクセルは『=』の記号と数式(関数)によって、セルに処理を行なわせ、 その結果を表示することが出来ます。
指示というのは『A1*B1』なら『A1』のセルと『B1』のセルを『掛けた数字を表示』、 『SUM(A1:A10)』なら『A1のセルからA10のセルの合計を表示』などです。
そして『=A1』と単純に書けば『A1のセルをそのまま表示』となります。(これをセルの参照という)
この機能を生かして、『データベース』に一覧にした住所や電話番号などの情報を、 各文書に併せて必要項目だけを抜き出す事が可能になります。
サンプルのファイルは『住所録1』、『住所録2』、『連絡網』の3つのシートに書かれている住所や電話番号は すべて『データベース』の記事を参照しています。
この方法なら、情報はデータベースに記入するだけですみますし、 編集の時も、データベースの記事を書換える事ですべての文書の記事が書き変わります。
もちろんこの用紙は使い回せ、レイアウトの変更や、必要項目の追加も容易に可能で、 その時の用途に合わせて再利用できます。

ただし、単純に『=』で呼び出すのでは、手間です。
サンプルファイル『住所録1』では

=VLOOKUP($B6,DATA,D$3,FALSE)

と記述してあります。
これは『DATA』という範囲のセルの左端から『B6』に書かれている記事と『FALSE』な(全く同じ)物を見つけだし、 その行の『D3』番目の内容を呼び出す。・・・という命令です。
ココの場合『データベースシートの、個人情報を記述した範囲』から『鈴木』という項目を見つけ、 『DATA』範囲の左から『7番目の郵便番号』を呼び出すという命令ななっています。
つまり括弧内は 検索する記事、検索範囲(ただし一番左側の列は検索の対象となる)、 出力する列数、検索の厳しさ となります。
この関数を利用すれば名前の欄の記事を書換える事で、すべての表示項目が自動で書換わります。
セルの記号にが付いていますが、 これは絶対参照である事を示します。
これはセルの内容(式)をコピー等により、参照先が移動しないようにする処置です。
サンプルデータ
『鈴木』の『郵便番号』を下にコピーしていくと、氏名への参照先は、 コピーと共に下に移動してもらう方が手間が省けます。 しかし検索の出力列となる『7』という数字への参照先は コピーと共に下に移動してもらっては困ります。
この場合、氏名は相対参照(呼び出し先をセル番号で指示しているものの、 その意味は呼び出し元から右にいくつのセルといったふうな相対的な参照の仕方)、 7という数字は絶対参照(呼び出し元がどこに行こうと、 参照位置は変わらない参照の仕方)になるようにします。 もっとも、上の絵の場合は上から下にコピーしていますので、このようになりますが、 これを横方向にコピーすると今度は、氏名を絶対参照番号を相対参照にしなくてはなりません。
そのため行、列両方を絶対参照にするためには『$A$1』と記述しますが、 上記のような理由により『$B6』や『D$3』のように、 列方向のみ、行方向のみを絶対参照にするように配慮しなくてはなりません。
コレにより変更の手間を大幅に省く事ができるでしょう。

このままでは未使用の部分に『#N/A』 (検索対象が不適切)が入ってしまい非常に見栄えが良くありません。
こういう場合『if』という関数を使用します。 『if』は英語でお馴染みの言葉で『もしも』を意味します。
ここでは、『もしも氏名の欄が空欄なら何も表示しない、 そうでなければ計算結果を表示しなさい』と命令してあげます。
これを式にすると(『住所録2』を参照)、

=if($B6="","",VLOOKUP($B6,DATA,D$3,FALSE))

となります。空欄は""と示します。 (本来『"』(ダブルクォーテイション)の間には文字列が入ります。)
また表の上の数字も本来いらない物ですが、一つ一つのセルに記述すると後々変更する時に面倒に成りますから、 ここではエクセルの『フォント色』設定を利用して文字を白くしてしまいましょう。
ツールメニューにある、オプションの表示タブにある、 ウインドウオプションの項目のゼロ値のチェックをはずすと計算結果がゼロの所は空白になります。 (アパート名やメールアドレスなどの所に有効)
まだまだ改良の余地はあるのですが、ある程度実用的な物ではないでしょうか。
ただし、データですから取り扱いには十分な注意が必要です。
思わぬ操作ミスで消去してしまったり、 ネットワークを通じてプライバシーが漏洩しないよう注意してください。

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更新日時:2014/08/09